Расширение стандартного функционала BAS 1C

Эта статья будет вам интересна, если у вас есть база данных на платформе 1С/BAF, накоплен большой массив документов, вас устраивает логика работы, но не хватает удобств и функций, позволяющих оптимизировать рабочие процессы. Если ваша база работает на удаленном сервере, стоит также обратить внимание на специализированный BAF/1С-хостинг, который обеспечивает стабильную работу, безопасный удаленный доступ и необходимые ресурсы для корпоративных информационных систем.

В этом случае можно расширить существующий функционал, не изменяя основную конфигурацию.

Новая база может подключаться к рабочей базе данных и иметь доступ как для чтения, так и для создания элементов справочников и документов, реестров, а также получать остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета. Имея такой доступ, новое прикладное решение отслеживает требуемые ситуации в документообороте рабочей базы. Среди наших заказчиков наиболее востребованы следующие функции доработок

• изменение статусов сделок,
• получение платежей,
• отсутствие ожидаемого действия — если в течение определенного времени оно не отражено в рабочей базе (кто-то забыл что-то сделать),
• автоматическая генерация счетов и отправка их клиентам на электронную почту,
• мониторинг дебиторской задолженности,
• еженедельный или ежемесячный отчет по ожидаемым поступлениям по договорам, что позволяет планировать финансы компании,
• автоматический отбор сделок, по которым приближается или просрочена дата оплаты, с уведомлениями клиенту,
• отбор критически больших значений сроков просрочки с формированием списка должников для юриста компании или топ-менеджера для более тесного общения,
• если существует кредиторская задолженность перед поставщиками, можно «поручить» программе следить за сроками оплаты по договорам. Иногда предусмотрены штрафные санкции за просрочку, особенно это может быть болезненно при импортных заказах. Программа может предупреждать за несколько дней до наступления даты оплаты, чтобы было время, например, на покупку валюты.

Не все люди любят и могут позволить себе целый день смотреть на экран базы данных и постоянно обновлять отчеты. Можно настроить периодические автоматические действия программы, и при наступлении определенных событий — получать уведомления доступными способами, например, в виде письма на электронную почту или сообщения от Telegram-бота. Почту можно оперативно прочитать и на ноутбуке, и на смартфоне вдали от офиса, а сообщения в Telegram могут приходить даже на смарт-часы.

Бот может быть создан для каждой базы данных/организации. Может быть один или несколько — только для оповещений или со своим уникальным набором команд, которые можно отправлять со смартфона. Команды бота будут выполняться в прикладной базе данных. Разумеется, база данных должна иметь доступ к интернету, а запросы к серверу Telegram должны проходить через брандмауэры организации.

Бот может отправлять из базы данных отчеты в виде PDF-файлов или изображений. Программное обеспечение позволяет персонализировать каждого пользователя, подключенного к боту, и определять контекст доступных ему действий (команд) и получаемых им сообщений. Другими словами, не все пользователи получают одинаковые сообщения от бота, а каждый — только те, которые адресованы именно ему. Например, менеджер сделки может получить уведомление в тот момент, когда бухгалтер произведёт оплату от покупателя по этой сделке. Никто другой это уведомление не получит.

Какие типичные ситуации можно автоматизировать?

• Продолжение работы одного сотрудника иногда зависит от событий, которые отражаются в документообороте другим сотрудником или вообще в другой среде, внешней по отношению к базе данных (Навая Почта, например).
• Ожидание предоплаты — факт получения денег может стать сигналом для отгрузки заказа. Можно не проверять постоянно документы, не звонить бухгалтеру, а получить уведомление в чат-бота о факте оплаты.
• Поступление заказанных товаров — можно формировать заказ покупателю или запускать процесс производства при поступлении необходимого сырья или запчастей… В этом случае также можно не звонить постоянно на склад, а просто ждать, когда на смартфон придет уведомление, занимаясь при этом другими делами.
• Изменение статуса посылки в «Новой почте» — если обнаружен статус отказа покупателя или приближение срока платного хранения, можно уведомить об этом менеджера.
• Выполнение любого этапа любого процесса может сопровождаться уведомлением руководителя подразделения.
• Или потребовать согласования с руководителем — тогда этот процесс можно автоматизировать с помощью команд бота и смартфона. Так, например, документ без согласования может остаться не обработанным, или в нём есть реквизит, который нельзя изменить без согласования. После согласования и получения подтверждения в системе программа может выполнить необходимые действия — изменить реквизит или оформить документ. Таким образом можно автоматизировать, например, удаленное (со смартфона) согласование заявок на расходование средств.

Иногда типовые бухгалтерские отчеты не помогают разобраться и не дают ответа на вопрос, что делать именно сейчас и с чем. Например, огромный список клиентов с дебиторской задолженностью… Что с ним можно сделать?

Можно проанализировать, указано ли в договорах количество дней отсрочки платежей по соглашениям, и вывести список тех, у кого это поле не заполнено — для заполнения или принятия автоматического значения по умолчанию. Можно придумать и разработать новый способ определения некоторых параметров взаимодействия с клиентами. Можно создать под новые параметры новую карточку клиента в новой базе, не изменяя старую. Можно разработать такие алгоритмы, которые будут учитывать новые параметры взаимодействия с клиентами, внесенные в новую базу. Но даже без новых параметров можно определить, когда наступает дата оплаты по договору в случае отсрочки платежа по договору.

Этими примерами не ограничивается фантазия и разработка новых возможностей. Суть таких разработок в том, что старая, работающая база данных остается неизменной, не происходит вмешательства в ее логику, не нарушается привычная среда и последовательность действий. Но при этом может быть исключена определённая рутина, улучшены коммуникации между сотрудниками и подразделениями.

Напишите нам, если вас интересует подобный функционал.